Чем отличается служебная записка от объяснительной

Содержание

Новичкам в компании, а иногда и ее «старожилам» порой сложно понять, в каких случаях нужно применять тот или иной документ и как правильно его составить.

Одной из форм, встречающейся в документообороте средних и крупных фирм, является докладная записка. Когда она необходима, для чего предназначена и чем отличается от своих «коллег» (служебной и объяснительной записки), разъясним читателю в статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Что такое докладная записка?

Докладная записка – это способ вертикальной связи в компании, письменное изложение какого-либо рабочего вопроса, адресованное руководителю отдела, организации или вышестоящему учреждению.

Адресантом документа может выступать сотрудник по собственной инициативе или по поручению руководящего состава.

В связи с отсутствием единой формы документа, докладную составляют с учетом общепринятых правил оформления деловой документации либо в соответствии с инструкцией, разработанной для внутреннего пользования.

Допустимо составление и оформление, как в письменном, так и в печатном виде.

После стандартной «шапки» документа, содержащей должности и ФИО адресата и составителя, указывается его название, а затем излагается основная мысль, которую условно делят на три блока:

  • блок 1 – описание событий или причин, повлекших обращение к руководству;
  • блок 2 – собственный анализ сложившейся ситуации и варианты решения проблем;
  • блок 3 – вывод, сформированный на основе первого и второго блоков.

Готовой докладной присваивается индивидуальный регистрационный номер.

На фото пример документа:

В каких случаях она необходима?

Докладные записки чаще всего составляются для решения вопросов, которые условно можно разделить на 3 группы:

  • группа 1 – вопросы, относящиеся к основной деятельности организации;
  • группа 2 – вопросы, затрагивающие административно-хозяйственную деятельность;
  • группа 3 –вопросы, связанные с работой кадрового состава.

В первую группу можно отнести ситуацию, когда существующая проблема мешает работе организации, а ее решение находится вне компетенции составителя, к примеру, необходимость дополнительного финансирования.

Во второй группе поводом для жалобы становятся неисправная работа техники, нарушающая рабочий процесс или являющаяся причиной его прекращения.

Лидером по количеству докладных среди трех групп является последняя, связанная с кадровым составом.

Поводом для составления документа может выступать дисциплинарное нарушение, халатное отношение к работе, перевод на другое рабочее место в связи с производственной необходимостью, профессиональные достижения сотрудника и тд.

Когда составление не требуется?

Прогульщика руководитель должен «наказать рублем» или объявить ему строгий выговор. В некоторых случаях дело может дойти до увольнения.

Не стоит писать докладную, если:

  1. вами движет личная неприязнь;
  2. отсутствует доказательная база нарушения;
  3. нарушение незначительно и не повлияло вовсе на эффективность работы;
  4. техническая неполадка была своевременно устранена.

Кроме того, не следует путать назначение различных форм внутреннего документооборота и составлять докладную, когда можно обойтись обычной служебкой.

Чем отличается от служебной и объяснительной?

Докладную записку часто путают со служебной и объяснительной, однако, несмотря на сходство данных документов, заменять один другим недопустимо из-за их отличительных особенностей.

От служебной записки докладную отличают следующие черты:

  • характер обращения – служебная является строго внутренним документом, тогда как докладная может быть направлена и за пределы организации;
  • служебная записка обеспечивает связь на горизонтальном уровне «руководитель – работник одного уровня», а докладная – на вертикальном «сотрудник-руководитель».

От объяснительной записки докладная отличается смысловой нагрузкой и структурой документа. Объяснительная состоит из двух блоков, один из которых отражает факт, инициировавший ее составление, а второй объясняет, почему сложилась данная ситуация.

К примеру, гр-н Соловьев отсутствовал на работе 4 часа и 30 минут, из-за чего на него написали докладную. Руководитель вызвал Соловьева «на ковер» и потребовал изложить на бумаге причины его отсутствия на работе в форме объяснительной.

Какие виды докладной существуют?

Принято выделять две классификации докладной записки:

  1. в зависимости от адресата;
  2. по содержанию.

Первая классификация делит записки на внутренние – направлены к руководителю организации или структурного подразделения, и внешние – направлены в инстанции за пределы организации.

Читать еще:  Получить информацию об объекте по кадастровому номеру

Важно! Документ, адресованный за пределы организации, оформляется на фирменном бланке организации, документ для внутреннего пользования может быть составлен на обычном листе формата А4.

По содержанию выделяются следующие виды:

  • информативная – периодическое информирование о рабочем процессе;
  • инициирующая – жалоба или рекомендация, побуждающая адресата к действию;
  • отчетная – уведомление руководителя о завершении вверенного адресанту задания и его результатах.

Докладная записка относится к юридически значимым документам, несмотря на отсутствие унифицированной формы, и единого бланка. При составлении документа адресант должен гарантировать достоверность данных и обоснованность своего обращения.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
+7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

Деловые записки (докладная, служебная, объяснительная, пояснительная) — понятие, особенности составления и оформления

Текст докладной записки обычно состоит из двух или трех частей. В первой части, констатирующей, излагаются причины, факты и события, которые имели место и послужили поводом для ее написания. Вторая часть, анализирующая, содержит анализ сложившейся ситуа-ции, возможные варианты ее решения. Третья часть, резюмирующая, включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. При этом второй части в докладной записке может и не быть, тогда после изложения сути вопроса будут сразу описаны предложения о его решении.

Докладная записка — это документ, адресованный руководителю организации или структурного подразделения. Исходя из самого названия, в докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос, то есть докладывается возникшая ситуация. Как правило, с целью принятия руководством соответствующих мер или вынесения определенного решения.

Как правильно оформить докладную записку

Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

Как написать объяснительную записку? Образец написания объяснительной записки

Не стоит путать три этих понятия. С первым мы уже разобрались. Зная о том, как написать объяснительную записку, вы легко сможете справиться с остальными. Скажем о них вкратце. Докладная записка носит обратный характер. Цель ее написания – это поставить в известность руководство о сложившейся обстановке, ситуации, фактах, имевших место быть, то есть мотивировать к каким-либо действиям.

Я, Волков Роман Львович, 16 мая 2014 года опоздал на работу на 4 часа. По существу сложившейся ситуации могу пояснить следующее. Сегодня утром, во время моего следования на работу на собственном автомобиле, я стал свидетелем ДТП. В связи с этим был вынужден давать показания сотрудникам ГИБДД. Это заняло достаточно много времени. Прилагаю копию протокола в качестве доказательства и подтверждающую записку инспектора ГИБДД Орлова П.П.

Объяснительная записка: что это за документ и зачем он нужен

Такие виды документов, как объяснительная и пояснительная записки, очень схожи по своей сути, но все же имеют отличия. Документ, являющиеся пояснительным, содержит информацию за отчетный период, установленный для какой-либо организации, и чрезвычайно важен для бухгалтерской отчетности.

В список обязанностей работодателя входит соблюдение общепринятых правил делопроизводства. К их числу относят регистрацию объяснительных и докладных записок в журнале, который обязательно должен присутствовать на каждом предприятии и служить в качестве источника по учету документации.

Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная

Согласно части первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания. Кроме того, этот документ является одним из оснований для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки

Справки составляют для представления в установленном порядке или по запросу. Типовые справки о работе, доходах работника, могут оформляться на унифицированных бланках (формах) с трафаретным текстом. Справку подписывает уполномоченное на то лицом организации, и она заверяется печатью.

Справка – документ, который подготавливается для отражения результатов производственно-финансовой деятельности организации, а также для подтверждения сведений о его работниках и содержит описание (подтверждение) тех или иных событий, фактов и другую необходимую информацию.

Докладные, служебные записки и справки: в чем разница

Докладные и служебные записки — это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этих документов, из которых следуют некоторые различия в их назначении:

Читать еще:  Электронная регистрация права собственности отзывы

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения — резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Сравнительная характеристика объяснительной, служебной и докладной записок

Докладные записки, в отличие от служебной и объяснительной, могут быть использованы как для внутренней, так и для внешней переписки. Но в первом случае они пишутся на бумаге обычного формата А4 и подписываются составителем, а во втором — оформляются на бланке организации с указанием регистрационного номера и подписываются руководителем организации.

Докладные записки призваны ставить в известность руководство о выполнении их поручений. Они не только представляют собой своеобразный краткий отчет о проделанной работе, но и, как правило, содержат информацию инициативного характера для решения какого-либо вопроса. Поэтому текст докладной записки обычно состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, события, ставшие причиной составления документа. А во второй части обычно содержатся выводы и предложения по изложенным фактам.

Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные

Формальность, отнимающая время и силы, — именно так многие относятся к докладным, служебным и объяснительным запискам и зачастую не видят между ними разницы. Принято считать, что докладные и объяснительные записки связаны с применением дисциплинарных взысканий. На самом же деле они используются не только для этого. Мы расскажем, в какой ситуации уместно составление той или иной записки и как это правильно сделать.

  • служебная записка собственной службы рекламы, согласно которой срок фактического использования рекламных видеороликов не превышал 12 месяцев, помогла компании доказать, что видеоролики не являются нематериальными активами, и списать расходы единовременн о Постановление ФАС МО от 16.03.2012 № А40-100845/10-4-498 ;
  • для подтверждения пробега автомобиля показаниями GPS-навигатора (вместо одометра) и признания расходов на топливо нужна докладная записка начальнику транспортного отдела от мастера о том, что предрейсовый осмотр показал неисправность одометр а п. 1 ст. 252, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ . На основании этой докладной (или иного документа) будет издан приказ о необходимости работы автомобиля с включенным навигатором и фиксировании в путевом листе его показани й Письмо ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 ;
  • объяснительная записка может пригодиться:
  • для получения вычета по НДФЛ на ребенк а подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ , если с прежнего места работы нет справки 2-НДФЛ. Когда человек долгое время не работал и устраивается на работу вновь, нужна его объяснительная об отсутствии доходов, трудовая книжка и письменное заявление на вычет ы Письмо ФНС от 30.07.2009 № 3-5-04/1133@ ;
  • для решения вопроса оплаты стоимости проезда в отпуск. Если работник проводит его в нескольких местах или следует через пункты остановки проездом, нужна объяснительная записка работника и его проездные документ ы Письмо Минздравсоцразвития от 20.02.2009 № 194-13 .

Правила оформления докладной, служебной и объяснительной записок

На практике часто возникает вопрос, обязательно ли регистрировать служебные, докладные и объяснительные записки в рамках организации. По нашему мнению, если изложенный в записке вопрос требует письменного решения в виде резолюции руководителя, то эти документы необходимо регистрировать, поскольку они требуют исполнения и использования в справочных целях. Если же вопрос может быть решен устно, регистрировать такую записку не обязательно.

Рекомендуем кадровику всегда иметь под рукой несколько образцов различных записок или разработать для них унифицированные формы. Ведь информационный обмен в организации происходит непрерывно, и сотрудники часто обращаются в отдел кадров за помощью в составлении того или иного документа. В инструкции по кадровому делопроизводству организации можно изложить требования к запискам, описать их необходимые реквизиты и привести образцы.

Объяснительная записка – это документ, который должен быть приложен к материалам о проступке. Иногда объяснения могут сыграть важную роль в судьбе работника: он может остаться на работе, а не быть уволенным за нарушение дисциплины, если грамотно преподнесет директору свою точку зрения и обоснует поведение.

В законодательстве нет требований об обязательном составлении записок, но письменные оправдания – это все же документ, который должен быть принят к сведению по требованиям Трудового кодекса. Кадровик, заинтересованный в работнике, должен уметь грамотно составлять объяснительные.

Что такое объяснительная записка

В Трудовом кодексе содержится правило: все материалы о нарушении дисциплины в компании разбираются только с учетом объяснений виновника. А это значит, что степень вины сотрудника и возможное привлечение его к ответственности определяется только после того, когда виновник объяснит обстоятельства и причины своего поведения.

Распоряжением директор имеет право запросить объяснения, а изложить их виновник должен письменно, оформив по правилам. От того, как оформлена объяснительная и как представлены объяснения, зависит судьба нарушителя: директор решит, наказать ли сотрудника или проявить снисхождение.

Читать еще:  Совместно именуемые стороны а по отдельности сторона

По сути, объяснительная записка – это официальный документ, который по норме 193-й статьи Трудового кодекса должен быть приложен к распоряжению о даче объяснений . Объяснения – это как последнее слово подсудимого. Они хоть и не решают проблему, но к учету будут приняты, а возможно и повлияют на принятие решения.

Кадровик не должен забывать о необходимости напомнить руководителю о запросе объяснений, чтобы в случае наложения дисциплинарного взыскания действия носили законный характер.

Если виновник отказывается подписывать распоряжение, составляется акт об отказе от подписи в его присутствии. Есть еще вариант: отправить распоряжение заказным письмом с уведомлением о вручении. В этом случае у кадровика будет доказательство того, что требования ТК исполнены.

Виды объяснительных записок

Существует два вида записок, которые могут выступать в качестве:

  • объяснения поведения других лиц;
  • оправданий собственного поведения.

Первый вид применяется, если внештатная ситуация или нарушение дисциплины произошло по вине посторонних. В такой записке описываются обстоятельства, которые произошли без участия адресанта.

Для наглядности пример объяснительной записки кадровика, приложенной к графику отпусков:

Второй вид объяснительных записок – это изложение сотрудником обстоятельств какого-либо нарушения дисциплины или внештатной ситуации, произошедших по собственной вине. Так как государство у нас правовое, в каждом случае в отношении участника спорной ситуации должна действовать презумпция невиновности. А поэтому, нельзя безапелляционно признать сотрудника виновным, если он не участвовал в разборе ситуации.

Например, нельзя объявить выговор за опоздание на работу, если опоздавшему не предложено объяснить причину задержки.

Вместе с тем объяснительные записки должны оформляться таким образом, чтобы адресат смог понять причины нарушения дисциплины и саму суть ситуации, от чего напрямую зависит решение: казнить или помиловать.

Отличия объяснительной записки от служебной, докладной или пояснительной

Объяснения – это не пояснения и не доклад, а изъяснение своей точки зрения, иногда отличной от общепринятой, в своем роде оправдание. В свою очередь докладная записка – это донесение о нарушении, пояснительная – приложение к документу, содержащее расширенное представление о нём, а служебная записка – просьба.

Как видите, эти четыре вида записок совершенно разные, но цель у них одна: донести информацию. Между тем форма и требования к оформлению этих видов записок сходные.

Как оформляется записка

Как и любой другой официальный документ, объяснительная записка должна быть четко структурирована. Обязательными элементами являются:

  • шапка (указание ФИО и должности директора и самого виновника);
  • ссылка на распоряжение или уведомление начальника;
  • суть проблемы;
  • объяснения;
  • просьба о смягчении или об освобождении от наказания;
  • число и подпись адресанта.

Оформить записку можно как на компьютере, так и рукописно. Однако впечатление об авторе не должны портить недочеты:

  • писать записку нужно на ровной бумаге;
  • без ошибок и зачёркиваний;
  • в уважительном тоне.

Объяснительная записка образец

Уведомление работника о даче объяснения

В объяснительной записке не зря должна присутствовать ссылка на распоряжение директора. Ведь одним из указаний Трудового кодекса при оформлении нарушения дисциплины виновнику должно быть вручено под роспись требование о даче объяснений.

Требование составляется так:

  • сверху указывается название фирмы;
  • ставится дата и регистрационный номер (совпадающие с записями в регистрационном журнале);
  • пишется название («Распоряжение» или «Требование» о даче объяснений);
  • описывается суть проблемы (когда и почему был составлен акт о нарушении дисциплины);
  • обозначается само требование («Распоряжаюсь: слесарю ГЦ Трубину А.Д. предоставить секретарю письменные объяснения о нарушении в срок 2 дня с момента вручения настоящего требования»);
  • документ визируется директором;
  • под текстом ставится подпись виновника об ознакомлении с документом (или ссылка на акт об отказе от подписи, или на почтовую квитанцию об отправлении заказного письма виновнику).

В свою очередь общий алгоритм применения наказания по правилам 193-й статьи таков:

  • составляется акт о нарушении (именно акт, фиксирующий время нарушения и его суть – событие и перечисление действующих лиц, а не требование о даче объяснений);
  • издается распоряжение с требованием объяснения работником обстоятельств: виновник должен расписаться в нем об ознакомлении или получить по почте (в идеале оно должно датироваться тем же числом, что и акт о нарушении);
  • акт и объяснения рассматриваются директором и выносится решение (прямо на акте директор может поставить визу, например «объявить выговор»);
  • через два дня можно издавать приказ по дисциплине или не издавать его вовсе, если директор сочтет нужным проявить снисхождение (нужно иметь в виду, что с момента составления акта до дня издания приказа не должно пройти больше 30 дней). В этот срок не входит отпуск или болезнь виновника).

Все материалы должны быть вложены в соответствующие номенклатурные папки. Однако если в отделе кадров для разных видов документов предусмотрены отдельные дела, то к оригиналу приказа по дисциплине нужно приколоть копии акта, распоряжения о даче объяснений и объяснительной записки.

Найти нужное отделение Бинбанка на карте:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *