Фото рабочего дня образец заполнения для менеджера

Для сбора сведений об использовании рабочего времени и их анализа применяется множество методов, один из которых представлен фотографией рабочего дня. Суть способа заключается в непрерывном наблюдении и проведении измерений временных затрат в течение рабочей смены. Целью такого исследования является выявление ресурсов, которые позволят повысить производительность труда.

Цели и задачи

Основные задачи, которые необходимо решить в процессе фотографического исследования:

  • определить фактический баланс использования временных ресурсов;
  • выявить фактический объем выработки изделий (продукции), а также темп производства на протяжении рабочей смены;
  • определить потери рабочего времени и проанализировать причины возникновения;
  • получить первичные сведения, которые станут основой для подготовки нормативов подготовительно-заключительного времени, временного периода обслуживания рабочего места и агрегатов.

Образец и пример фотографии рабочего дня бухгалтера

Проведение систематизации и анализа полученных данных позволит выявить несоответствие существующих норм, скорректировать использование времени передовыми сотрудниками, рационализировать составы рабочих групп и бригад и усовершенствовать схему разделения труда при бригадном подряде, а также уточнить сведения о почасовой выработке изделий, продукции.

Фотографическое исследование рабочего времени может быть:

  • бригадным;
  • групповым;
  • индивидуальным;
  • маршрутным или путевым;
  • самостоятельным;
  • фотографией рабочей смены многостаночника.

Составление

Схема проведения фотографии рабочей смены имеет несколько этапов:

  • подготовительный процесс;
  • осуществление наблюдений с последовательной записью действий работника (работников) с регистрацией времени совершения каждой операции на протяжении смены;
  • анализ полученных данных;
  • разработка комплекса мероприятий по оптимизации рабочего времени с целью минимизации его потерь, проектирование баланса норматива рабочей смены, а также расчет коэффициентов времени.

Бланк и образец фотографии рабочего дня скачать (Размер: 50,5 KiB | Скачиваний: 10 373)

Вы менеджер по продажам. Для занимаемой должности установлен 9-часовой рабочий день при пятидневной рабочей неделе. Режим работы: начало рабочего дня – 9.00, конец рабочего дня – 18.00. Перерывы на обед регламентируются (с 14-00до15-00), и не превышает одного часа в день. В табл. представлен наблюдательный лист индивидуальной фотографии понедельника.

Наблюдательный лист индивидуальной фотографии рабочего времени менеджера по продажам (понедельник)

№пп Элементы операций и виды работ Текущее время Индекс Продолжительность, мин
нач. кон.
Приход на рабочее место 9:10
Подготовка рабочего места 9:10 9:30
Обслуживание клиента 9:30 10:00
Получение и ознакомление с электронной почтой 10:00 10:15
Получение из бухгалтерии списка оплаченных счетов, ознакомление с ними 10:15 10:35
Проверка наличия оплаченных товаров на складе 10:35 10:45
Обслуживание клиента 10:45 11:00
Уход по личным надобностям 11:00 11:05
Составление заказа поставщикам 11:05 12:00
Обслуживание клиентов 12:00 13:05
Обсуждение заказа с поставщиками по телефону 13:05 13:30
Обслуживание клиентов 13:30 14:00
Обед 14:00 15:00
Обслуживание клиентов 15:00 16:00
Уход по личным надобностям 16:00 16:10
Отдых 16:10 16:27
Разговор с сослуживцем на личную тему 16:27 17:45
Обслуживание клиента 17:45 17:55
Составление плана на следующий день 17:55 17:58
Выключение компьютера 17:58 18:00
Уход с работы 18:00
Читать еще:  Уведомление о втором гражданстве бланк скачать фмс

1. Проведите анализ использования рабочего времени, используя метод – фотография рабочего дня.

2. Рассчитайте коэффициенты: эффективного использования рабочего времени; нескрываемых (явных) потерь рабочего времени; скрытых потерь рабочего времени.

3. Сделайте выводы по полученным данным.

Содержание затрат рабочего времени управленческого персонала

Элементы затрат Индекс Характеристика
1. Время работы: Оперативное (производительное время) ОП Время основной и вспомогательной работы, в течение которого идет процесс управления производством
Основное время О Качественное или количественное изменение состава или содержания информации
Вспомогательное время Разовая (случайная) работа Данную группу обозначаем ОП В Время на сбор и регистрацию первичной информации Работа, не свойственная для квалификации или должности работника
2. Подготовительно-заключительное время Получение задания Подготовка к работе Сдача работы ПЗ Время на постановку цели, подготовку к работе и завершение решения задачи Время на получение задания от руководителя Время на анализ информации, инструкции и документирование Сдача документации, технических средств и результирующей информации
3. Время на обслуживание рабочего места: ОБ Время на техническое и организационное обслуживание рабочего места
Техническое обслуживание ТЕХ Обслуживание технических средств управления (включение, выключение, контроль приборов и др.)
Организационное обслуживание Данную группу обозначаем ПЗ ОРГ Подготовка кабинета, письменного стола, открытие и закрытие сейфа, шкафов и т.п.
4. Время на отдых и личные надобности Регламентируемый внутрисменный отдых Личная гигиена и надобности ОТЛ Перерывы в течение рабочего дня, необходимые для поддержания нормальной работоспособности Перерывы внутри рабочей смены на отдых, гимнастику, проветривание помещений, чайные перерывы Время на личную гигиену и естественные надобности
5. Организационно- технические перерывы Технологические перерывы Организационные перерывы Нарушения и отклонения в производстве ПНТ (или ПНП) Перерывы, обусловленные процессом управления: согласование и утверждение решений Переход от одного рабочего места к другому, ожидание приема у руководителя, переезд от офиса до подразделений Время на ремонт неисправного оборудования, ожидание согласования решений, повторная подготовка проектов решений
6. Потери рабочего времени Нарушения трудовой дисциплины Перерывы по уважительным причинам ПНД Безвозвратные потери рабочего времени, когда управленческая информация не обрабатывается и решения не принимаются Время перерывов из-за опоздания на работу, самовольный уход с рабочего места, посторонние разговоры в течение смены, занятие личными делами Отсутствие работника с разрешения администрации, внезапное заболевание, травма

Обеденный перерыв не является рабочим по временам, поэтому его продолжительность не учитывается при фотографии рабочего времени.

15 лет работы над оптимизацией и ростом эффективности отделов продаж дают право заметить, что почти во всех компаниях менеджеры чувствуют себя очень расслабленно: имеют время на длительные чаепития и перекуры, общение с коллегами. При этом они продолжают жаловаться, что ничего не успевают. Доходит до того, что руководитель не может поставить менеджеру норматив даже в 1 встречу в день, потому что покупает идею менеджера о дефиците времени. Про мотивацию и KPI сегодня не будем говорить, речь пойдет о реальности выполнения нормативов и вере менеджеров в поставленные планы по ежедневной активности.

Читать еще:  Что проверяет счетная палата в бюджетных организациях

В статье представлен кейс компании-лидера на рынке в своем сегменте (услуги b2b, холодные продажи, высоко-конкурентный рынок, неочевидное УТП). В то время как менеджеры конкурентов жалуются на дефицит времени, менеджеры этой компании работают по следующему графику, занимаясь при этом только активными продажами, не имея ни единой входящей заявки:

На утренней планерке менеджеру необходимо кратко рассказать о результатах вчерашнего дня и планах на сегодняшний день. По согласованию с руководителем, в зависимости от приоритетов и планов компании, менеджер корректирует планы на день. Также на утренней планерке руководитель организует обсуждение сложных моментов вчерашнего дня и устраивает деловую игру на отработку сложных ситуаций с клиентом (при этом менеджер, столкнувшийся со сложностями, выступает в роли клиента).

День – это время только для контактов с клиентами, только звонки и встречи, больше ничего! Вся текучка переносится на вечер. Никаких табличек и отчетов днем не может быть. Деловая активность менеджера должна совпадать с активностью его клиентов. До выполнения норматива (рекомендуемые нормативы – 3 встречи в день, 30 звонков по новым клиентам в день) менеджер не переходит к «вечерним» задачам.

Вечером менеджер занимается «текучкой», то есть такими делами, которые не требуют общения с клиентами: вносит результаты встреч с клиентами в CRM, готовит расчеты и коммерческие предложения для клиентов, посещенных днем, собирает информацию о клиентах, к которым поедет завтра, готовится к встречам, готовит и передает на подпись директору договоры и счета, занимается подготовкой и согласованием технических заданий для других отделов компании; производит поиск клиентов в доступных источниках, вносит в CRM план звонков на следующий день, заполняет ежедневный отчет менеджера.

На первый взгляд может показаться, что за один день все это невозможно успеть одному человеку. Но, как показывает практика, менеджеры успевают. Вопрос в тайм-менеджменте. В подтверждение – реальная фотография рабочего дня менеджера по продажам:

Приведен пример дня, в котором менеджер проводит 5 продолжительных встреч. На практике такое количество продолжительных встреч встречается редко, но для примера возьмем этот самый наисложнейший случай.

Такая ситуация скорее форс-мажорная, но это показатель того, сколько действий реально может менеджер совершить за 1 рабочий день. Компания из этого кейса ставит менеджерам план 2,5 встречи в день и 30 холодных звонков по новым клиентам. И менеджеры его делают.

Читать еще:  Негосударственный пенсионный фонд социум отзывы юристов

Логика очень простая: не успел? Ищи проблемы в планировании – либо хромает логистика, либо тайминг встреч, либо приоритезация задач, либо что-то еще. Все дело в самоорганизации, но такая активность – реальна.

Советы для выстраивания логики встреч:

  • Менеджер планирует и назначает встречи с клиентами по принципу «сегодня на завтра». Назначать встречу на сегодняшний день нецелесообразно: при подобном подходе менеджер не сможет полноценно подготовиться к встрече, не сможет грамотно построить маршрут, не будет иметь планов работы на следующий день.
  • Договорившись об одной встрече, менеджер назначает последующие встречи только близлежащим клиентам.
  • Для того, чтобы провести 3 встречи завтра, нужно иметь 6 назначенных на завтра встреч уже сегодня.
  • Назначайте встречи по принципу: 3 встречи с четким временем, 3 – с плавающим («если буду успевать» – на определенное окно по времени, например, с 10 до 14, с 15 до 17 и пр.
  • Последнюю встречу дня назначайте первой. Например: менеджер звонит сегодня утром с целью назначить встречи на завтра. Первый клиент согласился встретиться. Менеджер назначает первую встречу на 16.30. Для чего: бывает такое, когда менеджер не может назначить нужное количество встреч. Если первая встреча будет в 11 (или вообще в середине рабочего дня), то весь день будет «порван», его сложно будет спланировать.
  • Если единственная встреча назначена на конец рабочего дня, то менеджер сфокусируется на назначении встреч на завтра, успеет назначить нужное количество.
  • «Плавающие» встречи нужны менеджеру для того, чтобы подстраховать его на случай переноса встречи клиентом или отказом от встречи. Тогда он может позвонить «запасному» клиенту и встретиться с ним.
  • Если все «четкие» встречи сегодня состоялись, то необходимо всех «плавающих» перенести на завтра, но уже с четким временем, и первым делом завтра поехать именно к этим клиентам.
  • Имея всегда 6 назначенных встреч (3 четких и 3 плавающих), менеджер будет всегда выполнять норматив в 3 встречи в день.
  • Утром РОП контролирует процесс назначения встреч клиентам, корректирует график рабочего дня, исходя из результатов утренних звонков.
  • Распечатайте менеджерам график назначения встреч, для того, чтобы он ставил галочки («время занято») во время звонков. Имея такой график перед глазами, менеджеру будет проще планировать свой день с учетом района проведения встречи.

Пример:

Отдел продаж – это армия, успех которой стоит на трех китах – это дисциплина, целеполагание и тайм-менеджмент. Успехов вашему бизнесу и эффективных бойцов в отделе продаж!

Найти нужное отделение Бинбанка на карте:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *