Функциональные обязанности специалиста по закупкам

Если организация занимается проведением тендеров и заключением государственных контрактов, в ее штатном расписании обычно есть должность специалиста по закупкам. Специальность эта сравнительно молодая: она появилась после начала действия Федерального закона о госзакупках № 44. Это отдельная штатная должность, для которой разработан профессиональный стандарт, а значит, и установлены требования к необходимым квалификации и опыту. Поэтому для такого сотрудника должна быть разработана и утверждена соответствующая должностная инструкция.

Когда необходима должностная инструкция для специалиста по госзакупкам

Если учреждение или организация решили ввести в штатное расписание отдельного эксперта, который будет заниматься исключительно вопросами, связанными с проведением закупок по закону № 44-ФЗ, для него необходимо разработать отдельную должностную инструкцию. При этом в организации уже могут быть такие должности, как:

  • менеджеры по закупкам;
  • специалист по материально-техническому снабжению.

Эти сотрудники обычно всегда есть в организациях, в том числе государственных и муниципальных. Они занимаются обеспечением всех материально-технических нужд, и иначе их называют «снабженцы». От эксперта по госзакупкам они отличаются тем, что его задача состоит в оформлении государственных контрактов в рамках № 44-ФЗ. Для этого требуется не просто особая квалификация, но и соответствие новым профстандартам, утвержденным Минтрудом:

  • «Специалист в сфере закупок»;
  • «Эксперт в сфере закупок».

По закону 44-ФЗ, такой профессионал должен быть в каждой муниципальной или государственной организации. Организации, принимающие участие в тендерах в качестве поставщиков, также могут ввести такую должность. При этом должна быть утверждена отдельная должностная инструкция специалиста в сфере закупок, если эта обязанность является для работника основной. Если он совмещает несколько должностей, то можно дополнить уже имеющиеся требования к работе (Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

Требования к специалисту по госзакупкам

Чтобы человек мог претендовать на должность в рамках закона 44-ФЗ, он обязательно должен иметь:

  1. Профильное образование (среднее специальное, высшее, дополнительное) в зависимости от уровня должности. Допускается окончание курсов повышения квалификации, утвержденных на государственном уровне.
  2. Достаточные практические и теоретические знания требований закона 44-ФЗ и подзаконных нормативно-правовых актов в сфере госзакупок.
  3. Опыт работы с государственными контрактами.
  4. Навыки бухгалтерского учета и знание документооборота (составление и редактирование документов).
  5. Знание основ экономики и ценообразования.

Все эти условия должны быть отражены в соответствующей инструкции.

Кто утверждает должностную инструкцию

Этот документ каждая организация или учреждение разрабатывает самостоятельно, поэтому он является внутренним. Утвердить такой акт должен руководитель организации-работодателя. К форме и составу должностных инструкций законодательством требований не установлено, поэтому каждый работодатель имеет возможность разработать этот документ в соответствии со своими предпочтениями и практикой, сложившейся в отрасли.

Читать еще:  Чем отличается учитель от преподавателя и педагога

Пример составления должностной инструкции

Структура документа обычно включает несколько разделов:

  1. Общие положения (порядок назначения на должность, подчинение и требуемый опыт).
  2. Функциональные должностные обязанности специалиста по закупкам (должны быть прописаны в соответствии с законом № 44-ФЗ).
  3. Права работника (требования Трудового кодекса).
  4. Ответственность работника.
  5. Условия работы (режим и порядок проведения спецоценки условий труда).

Разработанная должностная инструкция по закупкам должна быть подписана начальником структурного подразделения, куда трудоустроен сотрудник. Содержание документа должно быть согласовано с юридической службой. Сам работник должен быть ознакомлен с ней под подпись. Один экземпляр он обязательно должен получить на руки.

Сверху документа должны быть указаны данные организации (в левом углу) и стоять виза руководителя (в правом углу). Ниже располагается название.

Далее, в разделе «Общие положения», нужно указать:

  • порядок назначения на должность специалиста по госзакупкам и освобождения от нее;
  • подчинение работника;
  • требования к стажу;
  • требования к знаниям.

Следующий раздел «Функциональные обязанности» может быть объемным, поскольку в нем нужно перечислить абсолютно все, что входит в обязанности сотрудника. Но можно сделать его и лаконичным, как в приведенном примере. Главное, чтобы он соответствовал требованиям 44-ФЗ.

В разделе «Права» не забываем указать на право повышения квалификации и доступа к необходимой информации из других отделов организации.

Раздел «Ответственность» содержит сведения о том, какие нарушения караются по нормам трудового законодательства, а какие — по нормам гражданского или внутренних нормативных актов.

Далее нужно написать об условиях труда, указать, на основании чего утвержден документ. В самом конце идут подписи непосредственного начальника, виза юридического отдела и подпись самого работника с датой ознакомления.

Должностная инструкция специалиста по закупкам – это довольно важный документ, который сотрудник подписывает в первый день своей работы наряду с трудовым договором, заявлением о приеме и другими бумагами. Инструкция определяет конкретный перечень обязанностей специалиста, его права и ответственность.

Основные обязанности специалиста по закупкам: законодательная база

Деятельность этого сотрудника в основном определяется федеральным законом №44, в котором прописаны основные сферы работы:

  • планирование закупок разных товаров и услуг;
  • определение и работа с поставщиками;
  • сопровождение процесса закупок на всех этапах;
  • постоянный мониторинг цен на товары и услуги;
  • проверка результатов закупки, оформление соответствующей документации.

Зачем необходима инструкция

Практика показывает, что к этому документу не стоит относиться как к формальной обязанности. Составлению должностной инструкции менеджера по закупкам стоит уделить особое внимание, поскольку это в интересах обеих сторон:

  1. Работник четко знает свои обязанности, требования к знаниям и умениям, а также степень своей ответственности в случае принятия неправильных решений. Этот перечень обязанностей и прочую информацию невозможно разместить в трудовом договоре, поэтому составляется инструкция.
  2. Работодатель четко формулирует свои требования к специалисту, на основании которых может объективно оценивать его работу, предлагать или требовать соответствующие корректировки.

Образец и правила составления инструкции

Документ должен содержать несколько обязательных разделов – это требования к профессиональным знаниям и умениям специалиста, его трудовые задачи, подробное описание должностных обязанностей (в виде списка), а также ответственность работника.

Читать еще:  Порядок получения гражданства рф для граждан белоруссии

Требования к знаниям и умениям

Раздел можно поместить в начало должностной инструкции – например, в «Общие положения» либо выделить в качестве отдельного пункта. В начале документа нужно оставить место для визы директора «Утверждаю», дать полное наименование должности специалиста, определить замещающее его лицо в случае отсутствия основного работника в связи с болезнью, отпуском, командировкой и другими причинами.

Специалист по закупкам должен знать:

  • основы законодательства – гражданского, административного, бюджетного, антимонопольного и других отраслей права;
  • особенности проведения бухгалтерского учета при оценке закупок;
  • ценообразование на рынке, методику отслеживания цен;
  • все виды основных документов, правила их составления, риски сторон (договоры поставки, купли-продажи и др.);
  • классификацию, основные характеристики, ассортимент товарных групп, в закупке которых нуждается организация;
  • принципы/правила организации закупок;
  • особенности документального сопровождения этого процесса;
  • правила трудового распорядка и прочие особенности работы в конкретной компании.

Специалист по закупкам должен уметь:

  • отбирать поставщиков на основе указанных критериев;
  • отслеживать ценообразование, владеть методикой определения и обоснования начальных цен контракта;
  • составлять закупочную и иную документацию, проверять ее;
  • проводить коммерческие переговоры, составлять предложения;
  • владеть компьютером на уровне уверенного пользователя (офисные программы и программы, применяющиеся в сфере закупок);
  • разрабатывать информационные базы, вносить в них сведения, обрабатывать информацию, корректировать ее при необходимости;
  • анализировать и отбирать заявки;
  • оценивать проведенные закупки на основании утвержденных критериев, корректировать дальнейшие действия при необходимости;
  • организовывать оплату либо возврат денежных средств наличными средствами, безналичным переводом, уметь взаимодействовать с банковскими организациями.

Специалист должен руководствоваться в работе:

  • законодательством РФ (в первую очередь №44-ФЗ и др. законы);
  • должностной инструкцией;
  • трудовым договором;
  • внутренними актами компании.

Отдельно можно прописать и трудовые функции специалиста, которые по сути совпадают с его обязанностями, однако формулируются в обобщенном виде, например:

  1. Анализ данных о потребностях организации, а также о ценах на товары/услуги.
  2. Обеспечение закупок у разных поставщиков для удовлетворения потребностей компании.
  3. Подготовка документации для осуществления процедуры закупки.
  4. Проведение закупки, составление всей сопутствующей документации.
  5. Обработка результатов.
  6. Выполнение отдельных поручений руководителя в пределах оговоренных обязанностей.

Права сотрудника

Отдельно можно указать и права сотрудника. Он имеет право действовать от имени организации и представлять ее интересы перед контрагентами, государственными и муниципальными органами. Специалист вправе корректировать свою работу, принимать самостоятельные решения в рамках полномочий, а также вносить предложения об улучшении организации деятельности в установленном порядке.

Ответственность специалиста

Ответственность устанавливается в первую очередь за недостаточно качественное исполнение либо уклонение от исполнения своих обязанностей. В этом случае применяется замечание, выговор или увольнение по соответствующему основанию. Также ответственность наступает за причинение ущерба компании, за несоблюдение трудовой дисциплины.

В конце текста работник ставит подпись об ознакомлении, расшифровку подписи (фамилия, инициалы) и дату.

Порядок ознакомления с документом

В день приема на работу сотрудник подписывает трудовой договор, заявление и некоторые другие документы. В их числе – и должностная инструкция. Подпись означает ознакомление с текстом этого документа и согласие с каждым его пунктом. Сотрудник ставит подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы) и дату на общей инструкции и конкретно своем экземпляре.

Читать еще:  Что делать при наложении границ земельных участков

Далее сотрудник отдела кадров предоставляет один оригинальный экземпляр документа для работника, который хранит его постоянно на своем рабочем месте. Также отметка об ознакомлении ставится в специальном журнале регистрации.

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные, должностные обязанности, права и ответственность специалиста по закупкам подразделения «Закупочные технологии» (далее – Специалист по закупкам) ФГБОУ ВПО «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации» (РАНХиГС) (далее Учреждение).

1.2. На должность специалиста по закупкам назначается лицо, удовлетворяющее следующим требованиям к образованию и обучению:

1.3. Специалист по закупкам должен знать:

1.4. Специалист по закупкам должен уметь:

1.5. Специалист по закупкам назначается на должность и освобождается от должности приказом проректора Учреждения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.6. Специалист по закупкам подчиняется проректору Учреждения и начальнику подразделения «Закупочные технологии»

2. Трудовые функции

3. Должностные обязанности

Специалист по закупкам имеет право:

4.1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а так же материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности специалиста по закупкам .

4.2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию).

4.3. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию специалиста по закупкам .

4.4. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4.5. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

4.6. Обращаться в соответствующие органы местного самоуправления или в суд для разрешения споров, возникающих при исполнении функциональных обязанностей.

4.7. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.

4.8. Проходить в установленном порядке аттестацию.

Специалист по закупкам несет ответственность за:

5.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей.

5.2. Невыполнение распоряжений и поручений проректора Учреждения.

5.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученных заданий и поручений, нарушении сроков их исполнения.

5.4. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правила противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Учреждении.

5.5. Причинение материального ущерба в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

5.6. Разглашение сведений, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

За вышеперечисленные нарушения специалист по закупкам может быть привлечен в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной, гражданской и уголовной ответственности.

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист в сфере закупок» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 10 сентября 2015 г. № 625н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

Найти нужное отделение Бинбанка на карте:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *