Электронный железнодорожный билет в авансовом отчете

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа, разработана совместно с ЗАО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Работник представил для отчета в бухгалтерию организации билет в электронном виде. Нужно ли требовать, чтобы он представил вместе с билетом в электронном виде билет подлинный? Какой билет нужно предоставлять в бухгалтерию для отчета по командировке – электронный или подлинный билет?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Сформированной автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанции с посадочным талоном, а также контрольного купона электронного проездного документа достаточно для подтверждения расходов, понесенных работником, направленным в командировку.

Обоснование позиции:

Согласно часть 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее – Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

В бухгалтерском учете командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета *(1), который составляется работником в течение 3 рабочих дней по возвращении из командировки с приложением оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

В силу п. 2 ст. 786 ГК РФ билет является документом, удостоверяющим заключение договора перевозки пассажира и багажа.

На основании п. 3 ст. 105 Воздушного кодекса РФ (далее – ВК РФ) билет, багажная квитанция, иные документы, используемые при оказании услуг по воздушной перевозке пассажиров, могут быть оформлены в электронном виде (электронный перевозочный документ) с размещением информации об условиях договора воздушной перевозки в автоматизированной информационной системе оформления воздушных перевозок.

Формы билета, багажной квитанции, выписки из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области транспорта (п. 4 ст. 105 ВК РФ).

Так, форма электронного пассажирского билета, применяемого на воздушном транспорте, утверждена приказом Минтранса России от 08.11.2006 N 134 (далее – Приказ N 134).

Из п. 1 Приложения к приказу Минтранса России от 08.11.2006 N 134 (далее – Приложение) следует, что электронный пассажирский билет и багажная квитанция в гражданской авиации представляют собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа.

Маршрут/квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок), являющаяся неотъемлемой частью электронного билета, содержит, в частности, сведения о пассажире, наименование и (или) код перевозчика, номер рейса, дату и время его отправления, наименование аэропортов/пунктов отправления и назначения для каждого рейса, тариф, стоимость и т.п.

В п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 определено, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

При этом непосредственно факт перелета подтверждается посадочным талоном, выданным пассажиру (п. 84 приказа Минтранса России от 28.06.2007 N 82 "Об утверждении Федеральных авиационных правил "Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей").

В соответствии со ст. 82 Федерального закона от 10.01.2003 N 18-ФЗ "Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации" форма электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте утверждена приказом Минтранса России от 21.08.2012 N 322.

На основании п.п. 1, 2 Приложения к приказу Минтранса России от 21.08.2012 N 322 электронный проездной документ (билет) на железнодорожном транспорте используется для удостоверения договора перевозки пассажира. Электронный билет и контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) содержат в том числе обязательную информацию о номере поезда, железнодорожных станциях отправления и назначения, дате и времени отправления и прибытия поезда, сведения о пассажире, итоговой стоимость перевозки. Контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (п. 2 приказа Минтранса России от 21.08.2012 N 322).

С учетом изложенного выше можно сделать вывод, что, по сути, маршрут/квитанция и контрольный купон электронного проездного документа дублируют информацию, содержащуюся в билетах на бумажном носителе.

Читать еще:  Предметом оспаривания в конституционном суде могут быть

Поэтому, на наш взгляд, данные документы, а также посадочный талон подтверждают произведенные работником, направленным в командировку, расходы.

К сожалению, разъяснениями, касающимися бухгалтерского учета, мы не располагаем. Вместе с тем работники уполномоченных органов в своих разъяснениях неоднократно отмечали, что указанных выше документов достаточно для признания расходов в целях налогообложения прибыли (смотрите, например, письма Минфина России от 25.08.2014 N 03-03-07/42273, от 26.03.2014 N 02-07-10/13424, от 04.02.2014 N 03-03-06/1/4391, от 14.01.2014 N 03-03-10/438). При этом, по мнению сотрудников Минфина России, в случае подтверждения расходов на приобретение железнодорожного и (или) авиабилета вышеуказанными документами дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, не требуется.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член МоАП Завьялов Кирилл

Ответ прошел контроль качества

29 октября 2014 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

*(1) С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов разрабатываются организацией самостоятельно с учетом положений ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Однако для удобства можно использовать унифицированную форму N АО-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

НДС в авансовом отчете

Электронный железнодорожный билет: особенности учета и налогообложения

Развитие информационных технологий обусловило появление новых возможностей для ведения бизнеса. В стремлении быть эффективнее своих конкурентов организации все больше увеличивают объемы электронного документооборота. Под давлением прогресса меняется законодательство, разрешая использование наряду с документами традиционного вида и их электронные аналоги. Такая же участь постигла и железнодорожные билеты. Их аналоги — электронные проездные билеты (документы) (ЭЖБ) на железнодорожном транспорте представляют собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира, в котором информация о железнодорожной перевозке пассажира представлена в электронно-цифровой форме, и имеет законодательно установленную структуру и содержание (Приказ Минтранса России от 23.07.2007 N 102). Ввиду того что покупка билетов через кассовые терминалы — это менее практичный, быстрый и надежный способ, чем приобретение электронного билета через Интернет, последний ставится все популярнее. Электронный билет можно приобрести за наличные, электронными деньгами, списанием суммы с баланса сотового телефона, банковской картой или по безналичному расчету, он не может быть утерян по вине клиента транспортной компании, так как хранится в ее базе данных. При этом бухгалтеры сталкиваются с проблемой отражения в бухгалтерском учете операций по приобретению ЭЖБ и подтверждению затрат в целях налогообложения прибыли.

Одни специалисты считают, что электронная форма документа не является препятствием для учета его на счете 50 "Касса", субсчет 3 "Денежные документы". Поэтому отражение приобретения ЭЖБ (безналичный расчет) происходит по "традиционной схеме":

Д-т 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (или 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"), К-т 51 "Расчетные счета" — приобретены электронные железнодорожные билеты по безналичному расчету;

Д-т 50 "Касса", субсчет 3 "Денежные документы", К-т 76 (или 60) — полученные билеты оприходованы в кассу в качестве денежных документов;

Д-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами", К-т 50, субсчет 3 "Денежные документы", — ранее оприходованные ЭЖБ выданы под отчет.

Другие специалисты, ссылаясь на то, что ЭЖБ не имеет бумажной формы, заявляют, что учесть его в кассе организации в качестве денежного документа не представляется возможным. В этом случае его приобретение следует отражать в бухгалтерском учете как обычную оплату услуг сторонней организации:

Д-т 76 (или 60), К-т 51 — отражена на основании платежного поручения сумма оплаты приобретенного для командируемого сотрудника ЭЖБ;

Д-т 26 "Общехозяйственные расходы" (или 20 "Основное производство", 25 "Общепроизводственные расходы", 44 "Расходы на продажу"), К-т 76 (или 60) — списана после предъявления сотрудником подтверждающих документов на затраты стоимость железнодорожного билета.

При применении любого варианта для признания указанных расходов в учете требуется их документальное подтверждение. Обосновывающие эти затраты документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации и обычаями делового оборота и косвенно подтверждать произведенные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Согласно Письмам Минфина России от 01.07.2010 N 03-03-07/23, от 04.06.2010 N 03-03-06/1/384, от 21.08.2008 N 03-03-06/1/476, Письмам УФНС России по г. Москве от 03.11.2009 N 16-15/115214, от 15.07.2008 N 20-12/066864, п. 2 Приказа Минтранса России от 23.07.2007 N 102 документами, подтверждающими произведенные расходы при приобретении ЭЖБ для поездок в командировки на территории России и за рубеж, в частности, являются:

маршрут/квитанция, оформленная на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете;

чек контрольно-кассовой техники;

чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;

подтверждение кредитного учреждения, в котором работнику открыт банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате электронного билета;

другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки.

Кроме того, расходы на приобретение билета могут быть приняты в уменьшение налогооблагаемой прибыли, если они имеют хотя бы одно косвенное подтверждение. Таким подтверждением может служить:

распечатка электронного билета или посадочного талона, с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата поездки);

Читать еще:  Покупка долгов физических лиц по исполнительным листам

документ, удостоверяющий направление сотрудника в командировку, проживание за границей;

иной оправдательный документ, оформленный унифицированной формой первичной учетной документации и удостоверяющий факт пребывания работника в командировке.

Пример. Сотрудница консалтинговой компании, расположенной в г. Москве, Лучшева А.Б., направляется в командировку в г. Санкт-Петербург. Для этого у транспортной организации был приобретен электронный железнодорожный билет Москва — Санкт-Петербург стоимостью 4582 руб. Приобретение обратного билета предполагается сотрудницей самостоятельно по выполнении служебного задания.

Под отчет Лучшевой А.Б. было выдано 40 000 руб., из которых 6400 руб.

Электронный билет ржд для авансового отчета

она потратила на приобретение электронного железнодорожного билета Санкт-Петербург — Москва. На вокзале г. Москвы и г. Санкт-Петербурга Лучшева А.Б. распечатала посадочный талон в терминалах саморегистрации, воспользовавшись полученными по электронной почте и мобильному телефону бланком заказа и sms-сообщением со штрихкодом (при заказе билета через Интернет транспортные организации предлагают несколько способов отправки клиенту информации, необходимой при получении посадочного талона: отправка sms-сообщения с номером билета, отправка sms-сообщения со штрихкодом или отправка электронного письма на указанный клиентом e-mail, содержащего бланк заказа с номером билета и штрихкодом). В соответствии с авансовым отчетом Лучшевой А.Б. сумма потраченных средств составила 30 000 руб.

Приобретение ЭЖБ по схеме "оплата услуг" в бухгалтерском учете будет отражено следующим образом:

Д-т 76, К-т 51 — 5406,76 руб. (4582 + 824,76) — произведена оплата приобретенного для командируемого сотрудника электронного билета;

Д-т 26, К-т 76 — 4582 руб. — отражены затраты на приобретение электронного железнодорожного билета Москва — Санкт-Петербург;

Д-т 19, К-т 76 — 824,76 руб. (4582 x 18%) — учтен НДС по приобретенному электронному железнодорожному билету Москва — Санкт-Петербург.

По "традиционной схеме":

Д-т 76, К-т 51 — 5406,76 руб. (4582 + 824,76) — произведена оплата приобретенного для командируемого сотрудника электронного билета;

Д-т 50, субсчет 3 "Денежные документы", К-т 76 — 4582 руб. — полученные билеты оприходованы в кассу в качестве денежных документов;

Д-т 19, К-т 76 — 824,76 руб. (4582 x 18%) — учтен НДС по приобретенному электронному железнодорожному билету Москва — Санкт-Петербург;

Д-т 71, К-т 50, субсчет 3 "Денежные документы", — 4582 руб. — ранее оприходованные ЭЖБ выданы под отчет.

Далее отражается общая для обеих "схем" часть:

Д-т 71, К-т 50 — 40 000 руб. — выдана под отчет Лучшевой А.Б. сумма на командировку в г. Санкт-Петербург;

Д-т 26, К-т 71 — 28 848 руб. (30 000 — 6400 x 18%) — отражены расходы на командировку Лучшевой А.Б.;

Д-т 19, К-т 71 — 1152 руб. (6400 x 18%) — учтен НДС по приобретенному электронному железнодорожному билету Санкт-Петербург — Москва через подотчетное лицо;

Д-т 50, К-т 71 — 10 000 руб. (40 000 — 30 000) — возвращена в кассу неиспользуемая сумма.

Командировка: как правильно учесть электронный билет

Одной из существенных статей затрат в командировке можно считать проезд работника. Очень часто билеты на самолет или поезд покупаются через интернет. Как учитывать электронные билеты, какими проводками оформить их приобретение, что делать при утере проездных документов — расскажет эксперт Норматива.

Билет по сути выполняет функцию договора перевозки между пассажиром и перевозчиком (п. 2 ст. 786 ГК РФ). Это относится как к бумажному, так и к электронному документу.

Система электронной продажи билетов есть у авиакомпаний и РЖД. Указанные перевозчики обязаны оформлять электронные билеты по формам, утвержденным Минтрансом РФ (приказы от 21.08.2012 № 322 и 08.11.2006 № 134).

Если командированный работник приобретет авиабилет через интернет, ему на e-mail придет маршрутная квитанция. Решив ехать на поезде, сотрудник получит электронный контрольный купон. Оба документа включают подробные детали поездки и относятся к бланкам строгой отчетности.

Бухгалтерский и налоговый учет электронных билетов

В бухгалтерском учете затраты на проезд можно списать, опираясь на первичные документы ( ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Электронные билеты можно считать первичкой, так как они содержат все нужные реквизиты.

Контрольный купон билета РЖД подтверждает затраты и дает законное основание списать их на соответствующие счета учета (письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-03-07/42273).

Чтобы принять расходы по авиаперелету, помимо маршрутной квитанции, потребуется посадочный талон на самолет, который выдается командированному работнику при регистрации на рейс. Именно посадочный талон свидетельствует о том, что полет состоялся (письма Минфина от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296, от 06.04.2015 № 03-03-06/19229, от 29.01.2014 № 03-03-07/3271).

В налоговом учете затраты на проезд также списываются на основании электронных билетов и приложений к ним (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Бухгалтерские проводки

Учет электронных билетов на бухгалтерских счетах зависит от способа их приобретения. Купить билеты может сама организация либо ее сотрудник на подотчетные деньги.

В небольших компаниях обязанность по приобретению билетов чаще всего ложится на плечи подотчетного лица. Тогда электронные билеты прилагаются к авансовому отчету. Стоимость билета сразу списывается на расходы.

Дебет 20 (26, 44) Кредит 71 — списана стоимость билета.

Если в билете самостоятельной строчкой выделен НДС, дополнительно нужно сделать проводки:

Дебет 19 Кредит 71 — начислен НДС со стоимости билета;

Дебет 68 Кредит 19 — налог принят к вычету.

Читать еще:  Номер реестровой записи реестра банковских гарантий

Если электронные билеты покупает организация, то их нужно учитывать как денежные документы на счете 50-3. Билеты приходуются в кассу предприятия общей суммой без выделения НДС. Если перевозчик берет дополнительную плату за оформление билетов, затраты можно списать на основании выданной квитанции.

Дебет 50-3 Кредит 60 (76) — поступил билет в кассу предприятия;

Дебет 20 (26, 44) Кредит 60 (76) — отражен сбор за оформление билета;

Дебет 19 Кредит 60 (76) — отражен НДС по сбору;

Дебет 68 Кредит 19 — НДС принят к вычету;

Дебет 71 Кредит 50-3 — из кассы подотчетному лицу выдан билет;

Дебет 20 (26, 44) Кредит 71 — списана стоимость билета в момент утверждения авансового отчета.

Когда можно принять НДС к вычету

Распечатанные электронные билеты — это документы строгой отчетности, которые позволяют взять НДС к зачету на законных основаниях. Важно отметить, что налог должен быть прописан в отдельной строке (п. 18 Правил ведения книги покупок, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). На этом неоднократно акцентировал свое внимание Минфин РФ в письмах от 26.02.2016 № 03-07-11/11033, от 30.01.2015 № 03-07-11/3522, от 14.10.2015 № 03-07-14/58804, от 30.07.2014 № 03-07-11/37594.

Если в билете НДС заложен в общую стоимость (о чем говорит соответствующая запись), налог к вычету брать опасно. В этом случае контролеры могут снять заявленный вычет, ссылаясь на то, что НДС нужно указывать отдельной строкой. Однако эту претензию можно оспорить в судебном порядке. Суды считают подобные требования необоснованными, так как в п. 6 ст. 168 НК РФ прописано, что при розничной торговле НДС отдельно не указывают (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.11.2012 № А19-5831/2012).

Электронные билеты следует занести в книгу покупок в момент утверждения авансового отчета руководителем. Дата билета и дата авансового отчета могут относиться к разным налоговым периодам. Если работник улетел в командировку в июне, а вернулся обратно в августе, авансовый отчет будет датирован августом. Соответственно НДС можно заявить к вычету начиная с III квартала.

Нюансы заполнения книги покупок

Билеты заносятся в книгу покупок по принципу регистрации в ней счетов-фактур. Но есть несколько особенностей:

  • в графе 2 ставится код 23;
  • в графе 3 фиксируется дата оформления и номер билета;
  • графа 10 прочеркивается (письмо Минфина РФот 28.05.2015 № 03-07-11/30876, письмо ФНС от 18.08.2015 № ГД-4-3/14544).

Нередко проездные билеты приобретаются через посредников (турфирмы, агентства и т. п.). Агенты не вправе выдавать счета-фактуры на транспортные услуги, но иногда они об этом забывают. Если компания получила вместе с билетом счет-фактуру от имени агента, в книге покупок нужно регистрировать электронный билет. Именно билет с выделенной суммой НДС дает налогоплательщику право на вычет (письма Минфина РФ от 10.01.2013 № 03-07-11/01, от 12.10.2010 № 03-07-09/45).

Как списать расходы на проезд при утере билета

Если сотрудник потеряет электронный билет, проблем не возникнет — ведь его можно заново распечатать. Сложнее дело обстоит с посадочным талоном — его продублировать не получится.

Чтобы принять расходы на перелет без посадочного талона, компания должна запросить у перевозчика справку, которая подтвердит поездку (письма Минфина РФ от 07.06.2013 № 03-03-07/21187,от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296, письмо УФНС России по г. Москве от 07.08.2012 № 16-15/071659@).

Что делать, если билет на иностранном языке

При загранкомандировках электронные билеты могут быть оформлены на иностранном языке. Учесть стоимость такого билета можно, если сделать перевод его содержания на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ).

Перевод можно доверить штатному бухгалтеру либо специализированной компании (письмо Минфина РФ от 09.12.2015 № 03-07-14/71801). Важно перевести лишь обязательные реквизиты, которые подтвердят расходы: Ф.И.О. пассажира, направление и номер рейса, день вылета, стоимость билета (письмо Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168).

Чтобы взять к вычету НДС, нужно перевести реквизиты, необходимые для применения вычета по НДС (п. 5 ст. 169 НК РФ). То есть достаточно перевести на русский язык наименование авиакомпании, Ф.И.О. пассажира, наименование услуги, стоимость, налоговую ставку и сумму НДС. Остальную информацию переводить не нужно (письма Минфина от 09.12.2015 № 03-07-14/71801, от 10.04.2013 № 03-07-11/11867).

ФНС в своем письме от 26.04.2010 № ШС-37-3/656@ представила расшифровку основных английских обозначений, используемых в билетах. Поэтому можно не искать перевод в словарях, а воспользоваться пояснениями Налоговой службы.

Вам также могут пригодиться подробные примеры с проводками по учету командировок

Найти нужное отделение Бинбанка на карте:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *